Lixo eletrônico e mensagens inúteis tornam o email uma ferramenta de trabalho menos eficiente, mas podemos abrir mão dele por completo?

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Excesso de emails e mensagens mal escritas ou enviadas para o público errado são problemas frequentes
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Excesso de emails e mensagens mal escritas ou enviadas para o público errado são problemas frequentes

Para quem teve o email como primeira experiência de comunicação online, a ferramenta parecia uma forma mágica de se conectar com o mundo.

Anos depois, a tecnologia já soa ultrapassada. Entre os adolescentes, aplicativos como Snapchat e WhatsApp fazem mais sucesso e talvez os mais jovens nem lhe respondam se você tentar falar com eles por email - algo que posso confirmar a partir de minhas experiências pessoais.

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No ambiente de trabalho, o email também é uma ferramenta útil mas muitas vezes irritante. Uma razão é o imenso volume de mensagens. Outra, a etiqueta de como escrever um email ou quem deve estar copiado nele.

Mas há uma pergunta que não quer calar: é possível abrir mão do email?

Como sinto que passo a maior parte do dia só apagando emails, decidi que deveria fazer um teste a partir da minha própria caixa de entrada. Quão útil são os emails que eu recebo - para mim e para quem me escreve?

Irritação
O dia escolhido não foi muito movimentado, mais ainda assim recebi 275 emails. Destes, 70 eram mensagens internas da minha empresa, muitas delas enviadas para grupos.

Nada menos do que 19 envolviam uma discussão sobre se este é o Ano Chinês da Ovelha, Cabra ou Carneiro. O que era divertido passou a irritante conforme cada um copiava todos os outros nas suas divagações.

Até que três pessoas enviaram a todos mensagens pedindo o fim daquela discussão - um caso clássico de falta de etiqueta.

Dos cerca de 200 emails recebidos de fora de minha companhia, muitos haviam sido distribuídos por listas de destinatários nas quais me inscrevi num passado remoto. Não creio que ainda precise do Informe Diário da Organização dos Países Exportadores de Petróleo ou do boletim do site Music Ally sobre a indústria musical.

Ficou claro que eu precisava fazer uma faxina para reduzir o fluxo de mensagens.

Mas mesmo excluindo as listas de email, sobra a torrente de sugestões de pauta de assessorias de imprensa sobre histórias que eles acreditam que o público da BBC precisa conhecer.

Contei 50 emails deste tipo, muitos deles relacionados a uma feira de tecnologia que será realizada em março em Barcelona. Minha impressão geral é de que alguns assessores precisam voltar para a escola do email.

"Caro Senhor ou Senhora" nunca é um bom começo. E quando o email continua com "uma fornecedora de infraestrutura COTS para redes de telecomunicação e de nuvem está demonstrando novas e revolucionárias soluções baseadas em NFV e SDN em colaboração com parceiros da indústria durante o Congresso Mundial de Telefonia Móvel", a única reação possível é recorrer ao dicionário.

Um email me perguntava se eu estava "interessado em falar sobre soluções corporativas de mensageiros"; outro prometia novidades sobre uma companhia que provê uma "orquestração de políticas de segurança por meio de uma abordagem automatizada e unificada de gerenciamento de políticas de segurança através de plataformas heterogêneas".

Num dia normal, eu teria apagado essas mensagens sem sequer bater o olho nelas.

Em suma: para estas assessorias de imprensa e seus clientes, o email é uma ferramenta ineficiente de comunicação. Em geral, considero telefonemas, redes sociais e, acima de tudo, encontros pessoais uma forma melhor de me conectar com empresas e indivíduos que têm histórias para contar.

Abandonar ou abraçar?
Então a solução seria desistir completamente do email? Não no curto prazo.

Há certamente uma série de alternativas. Na minha empresa, por exemplo, experimentamos diversas novas formas de comunicação. A rede social corporativa Yammer fez um certo sucesso por um tempo, mas não entro nela há dez anos.

Às vezes, compartilhamos arquivos do Google ou do Evernote para coordenar reportagens específicas, e as mensagens enviadas por nosso sistema interno são a melhor forma de entrar em contato com uma pessoa imediatamente.

Nas últimas semanas, também estamos testando um aplicativo chamado Slack, descrito como "a plaforma para comunicação em equipe", apesar de minha impressão inicial ser a de que me chegariam ainda mais mensagens diariamente.

Quanto ao velho e bom email, ainda há mensagens valiosas em meio a todo o lixo eletrônico, sugestões de pauta mal escritas e mensagens incompreensíveis. E a ferramenta ainda é essencial para a maioria dos negócios, então não se pode simplesmente ignorá-la.

A solução pode ser não abandonar o email, mas aperfeiçoá-lo.

De sua parte, algumas empresas vêm tomando medidas para reduzir o grande fluxo de correios eletrônicos: a montadora alemã Daimler interrompe o recebimento de mensagens por funcionários que estão de férias, por exemplo.

Nós, usuários, também podemos fazer a nossa parte. Mensagens de emails precisam ser curtas, com a linha de assunto tratada como se fosse uma manchete pela qual o destinatário avaliará se vale a pena ler a mensagem.

Acima de tudo, precisamos parar e pensar antes de enviarmos um email para todos os funcionários de nossas companhias ou a todos os jornalistas de uma lista de contatos.

E após estas considerações tenho de parar de escrever este artigo - um alerta no meu computador avisa que um novo email chegou.O sinal vermelho em minha caixa de entrada às 7h28 diz que tenho 190 mensagens não lidas, e tenho certeza de que ao menos uma delas contém uma informação vital.

Mãos à obra.

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