Como lidar com gráficos no Excel

Conheça os tipos de gráfico e veja como deixá-los exatamente do jeito que você quer

Mauricio Coelho, para o iG Tecnologia

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Com uma vasta gama de recursos para lidar com números, o Excel é a ferramenta mais popular para a criação de planilhas financeiras. Embora o foco do programa seja nos números, em muitos casos é necessário transformá-los em gráficos para transmitir mais facilmente algum tipo de informação.

Felizmente, o Excel também tem boas ferramentas para lidar com gráficos. A seguir, o iG lista algumas dicas para usá-las de forma mais eficiente. As dicas foram testadas no Excel 2007, mas boa parte delas pode ser usada em outras versões.

Dicas gerais

1. O uso de tabelas em vez de gráficos é indicado quando a intenção for analisar valores individuais, comparar valores específicos ou envolver mais que uma unidade de medida para transmitir a informação quantitativa.

2. Certifique-se de que sua planilha contenha dados suficientes para gerar um gráfico. Não sobrecarregue a planilha com excesso de dados desnecessários. Eles podem desviar o foco do que realmente é importante.

Foto: Reprodução

Excel gera gráficos em 3D

3. O Excel possui diversos tipos de opções de gráficos. É importante saber escolher o tipo ideal para seu negócio. Preocupe-se mais em saber qual o gráfico adequado, em vez de preocupar-se em como fazê-lo.  Exemplos:

-- Gráfico em torta: não é recomendado para dados muito complexos nem muito simples (neste último caso onde o uso de tabelas é mais eficiente).  

-- Gráfico em 3D: deve ser evitado por ser de difícil leitura, devido ao excesso de componentes sem dados na composição do gráfico.

-- Gráfico em barra: horizontais são geralmente usados para classificar uma relação em ordem decrescente. Já os verticais têm a função de mostrar as variações entre os itens apontados.

-- Gráfico de linhas: funciona principalmente para demonstrar mudanças de dados ao longo de um determinado período.

Como gerar um gráfico

1. No Excel, clique e arraste o mouse para selecionar os números e palavras que serão incluídos no gráfico.

2. No menu “Inserir”, escolha qual o tipo de gráfico desejado no grupo “Gráficos”.  Automaticamente será gerado o gráfico com base nos dados selecionados.

Como modificar um gráfico

Os gráficos automáticos do Excel nem sempre saem da forma adequada. Veja a seguir como fazer alguns processos de edição.

1. Apagar itens: simplesmente selecione e pressione Delete ou Backspace.

2. Modificar o tipo de gráfico: clique com o botão direito do mouse em cima do gráfico e selecione “Alterar Tipo de Gráfico”.

3. Incluir, excluir ou formatar dados do gráfico: clique com o botão direito do mouse em cima do gráfico e selecione “Selecionar Dados”.

Foto: Reprodução

Autoshape facilita criação de gráficos

Autoshape

Com o recurso Autoshape é possível atrair a atenção do espectador para certo elemento do gráfico. Veja como usá-lo.

1. Clique no gráfico.

2. Clique no menu “Inserir”.

3. No grupo “Ilustrações” clique em “Formas”.

4. Escolha o estilo mais adequado na lista.  A forma será inserida no gráfico com a formatação do tema da planilha.

5. Clique com o botão direito do mouse na forma escolhida e selecione “Editar Texto” para inserir um texto explicativo.

6. Quando aparecer um ponto amarelo na forma escolhida, será possível clicar nele e direcioná-lo para o elemento do gráfico ao qual ele faz referência.

Adicionar uma tabela de dados

As tabelas são um ótimo reforço para demonstrar gráficos baseados em dados complexos.  Para adicioná-las selecione o gráfico e faça o seguinte:

1. No menu “Ferramentas de Gráfico” selecione “Layout”.

2. Clique em “Tabela de Dados”

3. Escolha “Mostrar Tabela de Dados” ou “Mostrar Tabela de Dados com Códigos de Legenda”.

Clique na opção “Mais Opções de Tabela de Dados” caso queira formatar a área da tabela ou configurar a informação que aparece dentro da mesma.

Gráficos dentro de uma tabela

O Excel 2007 possui um recurso de formatação que permite criar gráficos dentro das células. Em algumas situações ele pode substituir com eficiência um gráfico completo. Veja como usar o recurso.

1. Selecione a área que contenha os dados à serem desenhados.

2. No menu “Ínicio” clique em “Formatação Condicional” no grupo “Estilo”.

3. Escolha o tipo e cor do gráfico.

Pronto, surgirão barras dentro das células que indicam a proporção do valor de cada uma.

Como desenhar células vazias

Se a tabela para criação de um gráfico contiver uma ou mais células vazias, é possível que elas sejam puladas quando o gráfico for gerado. Com isso, pode haver uma quebra de linha.

Para configurar como as células vazias e dados escondidos são projetados, clique no gráfico e faça o seguinte:

1. No menu “Ferramentas de Gráfico” selecione “Design”.

2. No grupo “Dados”  clique em “Selecionar Dados”.

3. Clique em “Células Ocultas e Vazias”.

4. Escolha para mostrar as células vazias como lacunas, zero ou conectar pontos de dados com a linha.

5. Clique OK.

Crie e salve um modelo de gráfico

No Excel 2007 ou superior é possível salvar um modelo de gráfico e reusá-lo mais tarde. Este é um recurso muito útil para gráficos que foram formatados com muitos detalhes personalizados e provavelmente serão usados com frequência no futuro. Selecione o gráfico na planilha e faça o seguinte:

1. No menu “Ferramentas de Gráfico” selecione “Design”.

2. No grupo “Tipo”  clique em “Salvar como Modelo” e digite um nome para o modelo. De preferência não altere o local padrão fornecido pelo Windows. Na maioria dos casos será  (C:\Documents and Settings\User\Dados de Aplicativos\Microsoft\Modelos\Charts).

Para aplicar futuramente este modelo de gráfico faça o seguinte:

1. Selecione o menu “Inserir” e clique em “Outros Gráficos” no grupo “Gráficos”.

2. No fim da lista que aparecer clique em “Todos os Tipos de Gráfico”.

3. Selecione “Modelos” e localize o nome criado anteriormente. 

4. Clique OK.

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