Desde que o e-mail se tornou parte inseparável de nossas vida profissional e pessoal que muitos pesquisadores tem investigado a complexa mistura de emoções trazidas à tona por esta tecnologia. Nos sentimos culpados por demorar a responder, pelo fato de que nossas caixas de entrada são uma bagunça e pelas milhares de mensagens não lidas (e que temos certeza que nunca vamos conseguir ler). Há algo no e-mail que nos consome -- que invade cada canto de nosso espaço pessoal, exige métodos de organização cada vez mais sofisticados e nos faz desejar horas extras no dia só para que possamos lidar com a avalanche de mensagens. Como podemos vencer esta batalha?

Nas últimas semanas, decidi procurar uma cura para a "ansiedade do e-mail". Não foi minha primeira vez: venho procurando por melhores formas de lidar com minhas mensagens desde pouco depois do primeiro "login" em minha primeira caixa-postal. Ao longo dos anos descobri vários métodos que funcionavam por um tempo, mas nunca de forma permanente. Durante certo período eu mantive um elaborado sistema de filtros projetado para categorizar automaticamente cada mensagem que chegava de acordo com o remetente. Outra vez, criei um complexo sistema de marcadores coloridos para deixar claro quais mensagens eu realmente tinha de responder, quais tinha de guardar e quais poderia ignorar.

Mas eventualmente todas as técnicas criadas para "domar" meu e-mail entravam em colapso, e eu voltava a uma caixa postal bagunçada e sem disciplina. Então, na minha busca por uma nova forma de lidar com e-mail, segui um princípio básico: mantenha as coisas simples. Qualquer método que exigisse demais do meu cérebro ou do meu tempo estaria fadado ao fracasso. Felizmente, após experiências baseadas nas muitas dicas de vários especialistas, encontrei algo que realmente funciona. Estas são as regras básicas:

Limite seu tempo - Desligue todos os avisos automáticos de novas mensagens. Se você precisar olhar seu e-mail enquanto estiver fora de casa ou do escritório, faça isso o mais rápido possível. Aqui está uma regrinha que funcionou bem comigo: não visite sua caixa postal mais do que três vezes em uma hora. É improvável que uma mensagem seja tão urgente a ponto de não poder esperar 20 minutos por uma resposta -- se fosse, o remetente teria telefonado para você, mandando uma mensagem instantânea ou encontrado outra forma mais imediata de entrar em contato.

Limpe sua caixa de entrada - Dedique uma ou duas horas do seu dia para responder a todas as mensagens importantes que se acumularam nos últimos dois meses (qualquer coisa mais antiga que isso é velha demais para merecer sua atenção). A seguir, mova todas elas para uma nova pasta chamada Arquivo -- ela vai ser seu depósito de mensagens antigas.

Agora sua caixa de entrada deve estar vazia. Pense nisto como o "estado ideal" dela - seu objetivo daqui para a frente será mantê-la assim: vazia, ou pelo menos quase. Para atingir este objetivo, siga este método: sempre que receber uma nova mensagem, faça alguma coisa com ela. Não leia suas mensagens e simplesmente as deixe jogadas na caixa de entrada - isto é uma receita para o caos.

Isto não é tão fácil quanto parece. O volume de e-mail acumulado em um dia exige uma variedade de ações complexas, e a amedrontadora tarefa de ter de descobrir como responder a cada mensagem é provavelmente a causa da bagunça em sua caixa de entrada. É aqui que entra o próximo passo: um algoritmo para lidar com as mensagens que chegam. Para cada uma que você receber, tome uma das medidas a seguir:

Arquive - A maioria dos e-mails não requer ação ou resposta de sua parte. Por exemplo, mensagens do Orkut dizendo que um velho colega da escola deixou um "scrap" para você. Dê uma olhada rápida nestas mensagens (marque-as como lidas mesmo sem abrir), jogue-as na pasta Arquivo e esqueça delas.

Responda - Se a mensagem exige uma resposta rápida, mande-a na hora. Digamos que um colega de trabalho quer saber se você está a fim de jantar na casa dele no sábado, ou que seu chefe mandou um e-mail elogiando um trabalho bem feito. Devolva uma resposta rápida - "Claro!" ou "Obrigado!" - e mande as mensagens para seu arquivo. David Allen, guru da produtividade e autor do livro "Getting Things Done" (Conhecido no Brasil como "A Arte de Fazer Acontecer", publicado pela Editora Campus) tem uma regrinha que vem a calhar nessa hora: se a resposta vai lhe tomar dois minutos ou menos, é melhor escrevê-la agora do que deixar para depois.

Encaminhe - Se a mensagem diz respeito a algo que pode ser melhor resolvido por outra pessoa - seu chefe, sua irmã, qualquer pessoa que não você - encaminhe-a para esta pessoa, e então arquive o original.

Guarde para depois - Esta é a opção mais traiçoeira. Algumas mensagens exigem respostas complexas. Você não quer realmente jantar com seu colega, mas bolar uma boa desculpa vai demorar mais do que dois minutos. Outras mensagens simplesmente exigem informação que você não tem à mão: seus amigos querem saber se você quer ir ao jogo no Domingo, mas antes você tem que falar com sua esposa.

Você pode deixar estas mensagens na sua caixa de entrada, desde que prometa a si mesmo lidar com elas assim que puder. Dependendo do seu programa de e-mail, você pode criar um lembrete ou adicionar um marcador para destacá-las entre as outras. O Microsoft Outlook tem as "bandeirinhas" (flags), o GMail tem a estrela.

Tenha cuidado e evite que estas mensagens se acumulem. Arrange um tempinho, talvez 15 ou 30 minutos no fim do dia, para responder a todas as mensagens marcadas. Lembre-se: seu objetivo é manter a caixa postal vazia. Cada mensagem que ainda estiver parada lá deve ser encarada como uma demonstração visível de sua falta de disciplina.

Note que o meu sistema não inclui nenhum método complexo para organizar o e-mail - Não categorizo minhas mensagens de acordo com o remetente, assunto, data ou qualquer outro esquema. Isto leva à distração. O e-mail não é um teste de suas habilidades em deixar as coisas bonitas. Na verdade deixar as coisas bonitas - com múltiplas pastas, uma para cada propósito - só vai tomar tempo e afastá-lo de seu objetivo real de lidar com todo seu e-mail. A maioria dos clientes de e-mail modernos tem ferramentas de busca que são poderosas o suficiente para encontrar qualquer mensagem de que você possa precisar sem a ajuda de um sistema de taxonomia.

Note, também, que meu método não tem nada de novo. Ele foi inspirado pelas idéias de Allen e vem sendo apregoado, em várias formas, por vários "experts em eficiência" e pessoas que já perderam um bocado de tempo lutando contra seu e-mail. Em particular, eu me baseei em uma série de ensaios e palestras organizadas por Merlin Mann, proprietário do site 43 Folders, que visa ajudá-lo a identificar quanta atenção você dedica a tarefas que não trazem uma recompensa, como o e-mail.

Não foi fácil para mim reduzir o tempo que passo em minha caixa de entrada. O e-mail havia se tornado uma espécie de droga, e eu precisava de "só mais um trago". Se você também se sente assim, saiba que este é um bom sinal de que você precisa de ajuda.

"As pessoas chegam a esse ponto porque estão se sentindo impotentes", disse Mann. "Elas sentem-se como se um trem estivesse descarrilhando". Ele teve o cuidado de dizer que muitos dos problemas da vida moderna que atormentam as pessoas vão além do e-mail - mas você pode pensar em sua vitória sobre a caixa de entrada como uma vitória particular para o profissional moderno. Depois que se livrar do e-mail, você poderá encarar as coisas que realmente importam.