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Chega de acumular lixo eletrônico! Aprenda a organizar sua caixa de entrada e eliminar as centenas de e-mails guardados com apenas alguns cliques

Se existe um ranking das coisas mais irritantes no mundo digital, certamente a pilha de e-mails acumulada na sua caixa de entrada está entre as mais bem colocadas da lista. Mesmo que você não se importe tanto com seu correio eletrônico, admita que ver o número de mensagens não lidas aumentar a todo momento é muito chato e, em alguns casos, desesperador.

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Caixa de entrada de e-mail lotada
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Caixa de entrada de e-mail lotada? Aprenda a organizá-la e acabe com as milhares de mensagens não lidas

No Twitter, uma comediante norte-americana levantou a discussão dizendo que “não há motivos para alguém ter milhares de e-mails não lidos, sendo metade deles spam de 5 anos atrás”. Segundo ela, manter a caixa de entrada vazia é muito simples e você não precisa de mais de 10 minutos para organizar tudo.

O comentário viralizou, com mais de 8 mil pessoas reagindo, replicando e comentando - incluindo gente que fez questão de mostrar que essa tarefa não é tão simples assim, compartilhando prints de seus correios eletrônicos lotados, com mais de 100 mil mensagens não lidas .

Franchesca Ramsey, então resolveu montar uma espécie de tutorial com 5 passos sobre como diminuir o lixo eletrônico e acabar com as desculpas para tanta mensagem antiga e sem sentido guardada.

Ela começou o tópico dizendo: “Separe 10 minutos por dia para excluir, cancelar inscrições, filtrar e responder e-mails conforme necessário. Considere-se fazendo uma faxina geral. Você consegue fazer isso”.

A dica serve para manter a caixa de entrada em ordem diariamente. Mas e quando você já acumulou milhares de e-mails e não sabe mais como se livrar delas, com medo de deletar tudo e perder algo importante no meio de tanto e-mail inútil? A resposta está em um passo a passo ensinado pela jovem.

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Confira as dicas de como eliminar os excessos da sua caixa de entrada

1 - “Comece pelas contas. Se você recebe um e-mail toda vez que você paga a conta do seu celular, por exemplo, você certamente pode apagar todos esses e-mails! Liberte-se!”, explica.

Para fazer isso, é só abrir um deles, copiar o endereço eletrônico de quem enviou e cole-o no campo de pesquisa da sua caixa de entrada. Selecione todas as mensagens que aparecer e clique em “Excluir”.

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2 - A próxima etapa é criar pastas para os e-mails que costumam te enviar mensagens com frequência, como a operadora telefônica que te envia o recibo das suas faturas. Nomeie a pasta da maneira que preferir, como “Contas” ou “Recibos”, por exemplo.

Crie um filtro para que os e-mails de tal endereço eletrônico sempre sejam encaminhados para lá. “A dica é definir o filtro para “pular a caixa de entrada” e ir direto para a pasta que você criou”, escreve Franchesca.

Franchesca mostra como faz para organizar seus e-mails na caixa de entrada
Reprodução/Twitter
No Twitter, Franchesca criou uma postagem para te ajudar a acabar com os e-mails acumulados na caixa de entrada

3 - A dupla filtros e pastas são realmente maravilhosas! Com algumas configurações, você consegue fazer com que seus e-mails sejam “classificados” a partir de cores e legendas, de acordo com suas preferências. Isso te ajuda a organizar as mensagens só de “bater o olho”. “Assim você sabe o que deve responder, excluir ou arquivar”, afirma ela.

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4 - Use a função “marcar como spam” sem medo! “Muitas lista de e-mail escondem ou escrevem em letras minúsculas o link para marcar como spam”, alerta ela. Mas alguns servidores te dão essa opção logo no início da mensagem. Use-a e livre-se das milhares de propagandas irritantes que só servem para lotar a caixa.

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5 - Respostas curtas e pré definidas podem ser úteis para economizar seu tempo na hora de limpar os e-mails. Use as respostas prontas já estabelecidas ou crie uma você mesmo. “Ok, obrigado” e “Ok, aguardo seu retorno” podem ser algumas delas. Passe a usá-las, invés de ficar escrevendo algo diferente para cada resposta e veja como seu tempo será melhor aproveitado.

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Para os que acumularam centenas de e-mails e têm medo de perder mensagens importantes, não há uma receita mágica para voltar a ter uma caixa de entrada vazia e organizada sem perder algum tempo tentando fazer isso. No entanto, as dicas devem ajudar sofrer um pouco menos nessa árdua tarefa.

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“No passado eu perdi vários contratos para show porque minha caixa de entrada estava uma bagunça e eu não consegui responder a tempo”, relata Franchesca, que finaliza: “Meu inbox é sempre lotado, mas mantê-lo com menos de 20 email não lidos nesse momento foi um alívio enorme de estresse e ansiedade para mim”. Depois de limpar tudo, lembre-se de verificar as mensagens com frequência para manter a organização e não deixar a situação ficar feia novamente.